طراحی و پیاده‌سازی سامانه بومی مدیریت پروژه برای مؤسسه توسعه هنرهای تجسمی معاصر

مدیریت پروژه بدون وابستگی

طراحی و پیاده‌سازی سامانه بومی مدیریت پروژه متناسب با فرآیندها و نیازهای سازمانی مؤسسه توسعه هنرهای تجسمی معاصر

در سازمان‌هایی که هم‌زمان با تعداد زیادی پروژه، فعالیت و رویداد سروکار دارند، مدیریت پروژه دیگر تنها به ثبت چند فعالیت و تهیه گزارش‌های دوره‌ای محدود نمی‌شود. مدیران و کارشناسان نیاز دارند در هر لحظه به اطلاعات پروژه‌ها دسترسی داشته باشند، وضعیت فعالیت‌ها را پایش کنند، فرآیندها و گردش کار را مدیریت کنند، اسناد و رویدادها را در اختیار داشته باشند و تصویری روشن از عملکرد مجموعه مشاهده کنند.

مؤسسه توسعه هنرهای تجسمی معاصر نیز با چنین نیازی مواجه بود؛ اما یک مسئله مهم وجود داشت:

راهکارهای آماده، پاسخگوی نیاز سازمان نبودند.

راهکار موردنیاز باید علاوه بر مدیریت پروژه، با ساختار سازمانی، فرآیندهای اجرایی و الزامات مجموعه هماهنگ می‌شد و امکان مدیریت اطلاعات در یک زیرساخت مستقل را فراهم می‌کرد.

در این پروژه، راهبرد به‌جای تطبیق سازمان با یک نرم‌افزار آماده، رویکرد دیگری را انتخاب کرد:

طراحی و پیاده‌سازی یک سامانه مدیریت پروژه متناسب با خود سازمان.

چالش پروژه

چرا یک نرم‌افزار آماده کافی نبود؟

استفاده از نرم‌افزارهای بین‌المللی مدیریت پروژه یکی از راهکارهای رایج برای مدیریت پروژه‌های سازمانی است؛ اما در این پروژه، چند محدودیت مهم وجود داشت.

از یک سو، محدودیت‌های دسترسی ناشی از تحریم‌ها و ملاحظات مربوط به استفاده از برخی سرویس‌های خارجی، امکان اتکا به این راهکارها را با چالش مواجه می‌کرد.

از سوی دیگر، هزینه لایسنس و حق استفاده از نرم‌افزارهای خارجی نیز یکی از ملاحظات مهم سازمان بود.

اما مسئله تنها هزینه یا دسترسی نبود.

سازمان به یک نرم‌افزار عمومی مدیریت پروژه نیاز نداشت؛ بلکه به سامانه‌ای احتیاج داشت که با ساختار مدیریتی و فرآیندهای واقعی سازمان هماهنگ باشد.

بنابراین مسئله اصلی این بود:

چگونه می‌توان سامانه‌ای برای مدیریت پروژه ایجاد کرد که هم بومی و مستقل باشد و هم دقیقاً متناسب با فرآیندها و نیازهای سازمان عمل کند؟

راهکار راهبرد

به‌جای تطبیق سازمان با نرم‌افزار، نرم‌افزار را مطابق سازمان طراحی کردیم

در نخستین مرحله، فرآیندهای جاری سازمان شناسایی، بررسی و مدل‌سازی شدند تا ساختار واقعی مدیریت و اجرای پروژه‌ها به‌درستی درک شود.

این مرحله اهمیت زیادی داشت؛ زیرا هدف، ساخت یک نرم‌افزار عمومی دیگر نبود.

هدف این بود که راهکار نرم‌افزاری بر اساس مسئله واقعی سازمان طراحی شود.

بر اساس نتایج این تحلیل، یک سامانه بومی مدیریت پروژه طراحی و پیاده‌سازی شد که علاوه بر مدیریت پروژه، امکاناتی برای:

• کنترل و پایش فرآیندها

• مدیریت گردش کار

• مدیریت اسناد

• مدیریت رویدادهای پروژه

• ارائه اطلاعات مدیریتی

• ایجاد داشبوردهای مدیریتی

• پایش عملکرد

• پشتیبانی از برنامه‌ریزی استراتژیک

فراهم می‌کند.

یک سامانه واقعاً بومی

یکی از ویژگی‌های کلیدی این سامانه، طراحی آن متناسب با محیط فارسی و ساختار سازمانی مجموعه است.

تقویم فارسی در منطق سامانه

در این سامانه، تاریخ‌ها صرفاً برای نمایش به تقویم فارسی تبدیل نمی‌شوند؛ بلکه منطق محاسبات سامانه نیز بر اساس تقویم فارسی طراحی شده است.

این موضوع باعث می‌شود کاربران بتوانند فرآیندهای خود را بدون نیاز به تبدیل تاریخ‌ها میان تقویم‌های مختلف مدیریت کنند.

به این ترتیب، تقویم فارسی بخشی از منطق عملیاتی سیستم است، نه صرفاً یک ویژگی ظاهری در رابط کاربری.

از مدیریت پروژه تا مدیریت تصمیم

هدف این سامانه تنها ثبت اطلاعات پروژه‌ها نبود.

یکی از قابلیت‌های مهم راهکار، تبدیل اطلاعات ثبت‌شده در پروژه‌ها به اطلاعات مدیریتی قابل فهم و قابل استفاده برای تصمیم‌گیری است.

اطلاعات پروژه در قالب داشبوردهای مدیریتی ارائه می‌شوند تا مدیران بتوانند وضعیت عملکرد، فعالیت‌ها و رویدادهای پروژه را با سرعت بیشتری بررسی کنند.

همچنین ساختار برنامه استراتژیک مؤسسه و سیستم ارزیابی رویدادها نیز در قالب داشبورد طراحی شده است.

به این ترتیب، اطلاعات از سطح داده‌های خام فراتر رفته و به ابزاری برای پایش عملکرد و تصمیم‌گیری مدیریتی تبدیل می‌شوند.

مدیریت پروژه بدون وابستگی

استقلال از نرم‌افزارها و زیرساخت‌های خارجی

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های این راهکار، استقلال از سرویس‌ها و نرم‌افزارهای خارجی است.

سامانه به‌گونه‌ای طراحی شده که سازمان می‌تواند آن را در زیرساخت داخلی خود مستقر کند و حتی در یک شبکه داخلی یا Intranet و بدون دسترسی به اینترنت مورد استفاده قرار دهد.

این ویژگی به سازمان امکان می‌دهد کنترل بیشتری بر:

• زیرساخت سامانه

• اطلاعات پروژه‌ها

• محیط اجرایی

• دسترسی کاربران

• فرآیندهای سازمانی

داشته باشد.

در نتیجه، مدیریت پروژه دیگر به یک سرویس خارجی یا زیرساخت خارج از کنترل سازمان وابسته نخواهد بود.

نتیجه پروژه

یک سامانه اختصاصی برای یک نیاز اختصاصی

نتیجه این پروژه صرفاً تولید یک نرم‌افزار نبود.

خروجی پروژه، ایجاد یک زیرساخت بومی مدیریت پروژه بود که بر اساس فرآیندهای واقعی سازمان طراحی شده و امکان مدیریت و پایش بخش‌های مختلف پروژه را فراهم می‌کند.

این سامانه امکان:

مدیریت پروژه + کنترل فرآیندها + مدیریت گردش کار + مدیریت اسناد + مدیریت رویدادها + داشبوردهای مدیریتی

را در یک محیط یکپارچه در اختیار سازمان قرار می‌دهد.

مهم‌ترین ویژگی‌های سامانه

• بومی و مستقل

• متناسب با فرآیندهای سازمان

• مبتنی بر تقویم فارسی

• دارای داشبوردهای مدیریتی

• قابل استقرار در زیرساخت داخلی

• قابل استفاده بدون وابستگی به اینترنت

• مناسب برای مدیریت پروژه‌های سازمانی

• قابل توسعه متناسب با نیازهای سازمان

چرا طراحی اختصاصی سامانه مدیریت پروژه اهمیت دارد؟

هر سازمان ساختار، فرآیندها، اهداف و چالش‌های خاص خود را دارد. به همین دلیل، یک نرم‌افزار عمومی لزوماً نمی‌تواند پاسخگوی تمام نیازهای یک سازمان باشد.

در برخی پروژه‌ها، استفاده از نرم‌افزار آماده بهترین انتخاب است؛ اما در سازمان‌هایی که فرآیندهای اختصاصی، الزامات خاص یا نیازهای ویژه در زمینه امنیت، زیرساخت و مدیریت اطلاعات دارند، طراحی و پیاده‌سازی یک راهکار اختصاصی می‌تواند انتخاب مناسب‌تری باشد.

در چنین رویکردی، ابتدا مسئله و فرآیندهای سازمان شناخته می‌شوند و سپس راهکار نرم‌افزاری متناسب با آنها شکل می‌گیرد.

وقتی نرم‌افزار باید با سازمان شما سازگار شود...

ما در راهبرد معتقدیم یک راهکار نرم‌افزاری موفق، صرفاً نرم‌افزاری نیست که امکانات زیادی داشته باشد.

راهکار موفق، راهکاری است که مسئله واقعی سازمان را حل کند.

به همین دلیل، پیش از طراحی راهکار، فرآیندها، نیازها و ساختار سازمان را بررسی می‌کنیم، مسئله را می‌شناسیم و سپس متناسب با نیاز واقعی مجموعه، راهکار طراحی و پیاده‌سازی می‌کنیم.

راهبرد در کنار تیم شما قرار می‌گیرد تا فناوری را به ابزاری برای مدیریت بهتر، کنترل مؤثرتر و تصمیم‌گیری دقیق‌تر تبدیل کند.

ما به تیم شما کمک می‌کنیم تا آرزوهاتون رو بسازید.

مشخصات پروژه

کارفرما: مؤسسه توسعه هنرهای تجسمی معاصر
موضوع پروژه: طراحی و پیاده‌سازی سامانه بومی مدیریت پروژه
نوع راهکار: سامانه اختصاصی مدیریت پروژه و فرآیندهای سازمانی
ویژگی کلیدی: استقلال از سرویس‌ها و زیرساخت‌های خارجی
زیرساخت استقرار: امکان استقرار در شبکه داخلی (Intranet)

تصاویر پروژه

مطالعه بیشتر

برای آشنایی بیشتر با خدمات و رویکرد راهبرد در حوزه مدیریت پروژه، پیشنهاد می‌کنیم مطالب زیر را نیز مطالعه کنید:

• مدیریت پروژه چیست و چرا برای موفقیت پروژه‌ها اهمیت دارد؟

• کنترل پروژه چیست؟ بررسی اهمیت آن در مدیریت و موفقیت پروژه‌ها

• مدیریت ریسک در پروژه چیست؟

• مدیریت زمان در پروژه چیست؟

• مدیریت هزینه پروژه چیست؟

• مدیریت تغییرات در پروژه چیست؟

• مدیریت محدوده پروژه چیست؟